Ofrecemos un aplicativo que permite a su institución realizar la recepción y procesamiento de peticiones, quejas y reclamos a través su página web.

BENEFICIOS PARA LA ENTIDAD

• Presta un mejor servicio a sus usuarios, mediante la automatización de procesos.
• Facilita el seguimiento a las PQRs que reciba.
• Mejora su imagen al ofrecer sistemas avanzados vía internet.
• Reduce costos al disminuir congestiones y comunicaciones impresas y telefónicas.
• Reduce tiempos de trabajo de sus funcionarios gastado en administración de PQRs.

BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

• Mejora su satisfacción al poder experimentar procesos de envío de PQR desde cualquier lugar
• Mejora su percepción de la entidad, al poder tener información a la mano sobre el estatus de las PQRs que ha enviado
• Puede tener un mejor canal de comunicación con la entidad
• Facilita el proceso de seguimiento a los PQRs que envía a la entidad, pues puede en cualquier momento hacerlo por internet

DESCRIPCION DEL SOFTWARE

1.    ENVIO DE PQRs
Los usuarios pueden enviar PQRs diligenciando un formulario web, que permite poner un título a la solicitud, escribir el texto completo de la misma y adjuntarle un archivo. El sistema genera un código único a cada solicitud recibida.    Cada PQR tiene además los siguientes atributos: Propietario, departamento asignado, estatus, prioridad, fecha límite de respuesta, etiquetas, colores para identificación. Los usuarios (personas que publican PQRs) y operadores (personas que responden PQRs) del sistema pueden adicionar comentarios a cada PQR después de su publicación.

2.    CAMPOS PERSONALIZADOS
Permite crear campos personalizados, para ser incluidos en los formularios donde se diligencian las PQR, de acuerdo a las necesidades que se tengan. Los campos pueden tener varios formatos como texto de una línea, texto de varias líneas, botones de radio, checkboxes. Los campos pueden estar agrupados y validados.

3.    MULTIPLES DEPARTAMENTOS
El sistema permite crear departamentos ilimitados, para clasificar la atención de las PQR, facilitando que los usuarios envíen sus solicitudes directamente al departamento de su interés. Los departamentos pueden ser públicos o privados, en caso de que se deseen tener solo para re-asignación de solicitudes dentro de los operadores del sistema. Las solicitudes pueden ser movidos entre departamentos con facilidad.  Cada departamento puede tener operadores asignados que procesan las solicitudes que se reciben en al mismo.

4.    ESTATUS DE SOLICITUDES
Las solicitudes pueden tener estatus asignados, como "abierta", "recibida", "cancelada", "procesada exitosamente", "asignada", "en proceso", etc. Los estatus pueden ser asignados por los operadores del sistema

5.    BUSQUEDA DE SOLICITUDES POR FILTROS INTELIGENTES
Un filtro inteligente es similar a una búsqueda textual que se puede almacenar para en el futuro realizar nuevamente las nuevas búsquedas sin tener que digitar nuevamente los textos que se desean buscar.

6.    ESCALAMIENTO DE SOLICITUDES
El sistema ofrece mecanismos de workflow, para procesar las solicitudes recibidas. Horas límite para atender solicitudes, de acuerdo con horarios semanales que se fijen, pueden ser definidas, lo que posibilita el ofrecimiento de tiempos de atención de solicitudes. Estos tiempos pueden ser establecidos para operadores, para departamentos o para solicitudes individuales.
Reglas de escalamiento pueden ser también definidas que permiten la ejecución de varios tipos de acciones cuando se sobre pasen los límites de horas para responder una solicitud, como cambiar el estatus de una solicitud, re-asignar a otro operador una solicitud y cambiar la prioridad de una solicitud.
Esto permite a las directivas de la organización enterarse de las solicitudes que no son atendidas y ofrecer un mejor servicio a sus usuarios.

7.    SEGUIMIENTO AUTOMATICO DE SOLICITUDES
El sistema permite la ejecución automática de ciertas actividades sobre las solicitudes, para facilitar el seguimiento por parte de los administradores, como mover una solicitud a otro departamento, cambiar la prioridad, o reasignar a otro usuario.

8.    NOTIFICACIONES POR EMAIL
El sistema puede enviar notificaciones por email a los operadores y al administrador del mismo, cuando sucedan ciertas situaciones, como la recepción de una nueva solicitud, el cambio de prioridad de una solicitud,

9.    REPORTES
El sistema ofrece una amplia variedad de reportes sobre el uso del mismo. Los reportes pueden ser filtrados por departamento o por operador. Se ofrecen reportes sobre procesamiento diario de solicitudes, resumen por departamento, atención de solicitudes dentro de los tiempos establecidos, tiempos de respuestas.